Convoyages en train : une lourde organisation !
Pour rejoindre leur colonie de vacances, les enfants éloignés viennent parfois en train, accompagnés de leurs animateurs.
Wakanga propose aux familles qui résident loin de faire voyager leurs enfants en train, avec des animateurs du séjour. Derrière ce service, qui permet une mixité géographique dans nos colonies de vacances, se cache une organisation pointue.
Réserver un billet de train est une opération relativement banale, que ce soit au guichet d’une gare ou par Internet. Mais lorsqu’il y a plus d’un millier de billets à acheter sur plus de 200 trains différents, la simplicité se transforme en véritable complexité. C’est le casse-tête que doivent résoudre les organisateurs de colonies de vacances qui proposent des prestations de transport en train, comme c’est le cas de Wakanga.
Pour chacun de nos séjours de vacances, nous définissons des villes d’où pourront être convoyés les enfants. Wakanga a fait le choix de conserver une dimension régionale : tous nos départs en train sont donc organisés depuis le grand ouest de la France et depuis Paris. Loin de bouder le sud ou l’est, l’association souhaite surtout éviter des trajets très longs aux enfants, d’où ces transports de proximité.
J-150 : le choix des trains
C’est bien avant l’ouverture à la vente des billets que commence le travail de Wakanga. La première étape consiste à sélectionner les horaires des trains qui transporteront les enfants. Il faut tenir compte de multiples paramètres : pas de départ trop matinal de Paris pour ne pas pénaliser les familles de la banlieue, pas d’attente trop longue en gare en cas de correspondance, pas d’arrivée tardive au centre de vacances… Pour l’été 2013, ce sont ainsi 208 trains que Wakanga va emprunter. Certains ne rassembleront que deux ou trois enfants quand d’autres en transporteront près de 40 : tout dépend de l’effectif du séjour.
J-90 : les premières réservations de billets
Le système est maintenant bien rodé. Wakanga achète des places en TGV trois mois avant le début des séjours, quand les autres trains (Intercités ou TER) seront réservés environ deux semaines avant le départ. Ces derniers ne sont pas soumis aux mêmes contraintes de variation de prix que les TGV ! C’est avec la petite gare de Montfort-sur-Meu, à 5 km du siège de l’association, que Wakanga travaille depuis son origine : nous transmettons à la guichetière de la gare le nombre de places souhaitées et venons retirer les billets quelques jours plus tard.
J-15 : ultimes achats de billets
Deux semaines avant le début des colonies de vacances, nous connaissons le nombre exact d’enfants qui emprunteront chaque train. Nous ajustons alors le nombre de billets, à la hausse ou à la baisse. C’est aussi le moment où nous achetons les billets des trains qu’utiliseront nos convoyeurs pour rejoindre la gare d’où ils partiront.
J-5 : l’envoi des billets de train
Les billets de train sont expédiés aux animateurs qui accompagneront les enfants durant leur voyage ou envoyés directement aux centres de vacances. Ils sont accompagnés du listing des enfants, d’un guide du convoyage et parfois des nuits d’hôtel pré-payées. Reste alors à espérer que les trains seront à l’heure pour ne pas chambouler une organisation mise sur pied pendant cinq mois !
0 commentaire