Durant les colos, la permanence se relaie 24h/24
Le siège de Wakanga – salariés comme administrateurs – se relaie 24h/24 et 7j/7 pendant tout le déroulement des séjours de vacances
Durant toute la durée des colonies de vacances, Wakanga met en place une permanence 24h/24 et 7j/7, à destination principale des équipes d’animation. Gros plan sur un dispositif qui associe réactivité et prise de décision en équipe.
Epauler les équipes qui encadrent les séjours de vacances, c’est la mission de l’astreinte téléphonique mise en place par Wakanga à toute heure du jour ou de la nuit durant le déroulement de nos colos. Quotidiennement, un responsable d’astreinte et un cadre de permanence se relaient pour assister le cas échéant une équipe d’animation. Lesquels peuvent déclencher un plan de gestion de crise en cas d’événement grave.
Le plus souvent, les appels reçus dans ce cadre sont cependant d’ordre bénin. Les directeurs de séjours sont par exemple invités à contacter le siège pour avertir lorsque tous les enfants participant à leur séjour sont bien arrivés. Les animateurs mobilisés pour les convoyages en train appellent parfois pour des précisions sur le voyage qu’ils vont effectuer. Et la ligne téléphonique reste également accessible à tout moment pour les parents.
Pour ces derniers, l’urgence est souvent… que leur enfant prenne le train à l’heure ! Il n’est pas rare que certaines familles peinent à trouver le point de rendez-vous dans les gares parisiennes et s’inquiètent que leur enfant manque le train. La permanence téléphonique est alors disponible pour assister les parents et les guider jusqu’au train. Nous intervenons aussi lorsque le train est déjà parti, pour trouver des solutions de remplacement.
L’équipe de permanence a pour rôle principal de conseiller au mieux les équipes d’animation. Certaines situations demandent du recul pour être analysées posément, ce que ne permet pas toujours l’implication émotionnelle des équipes sur le terrain. Les responsables d’astreinte ont alors pour but de dresser un panorama précis de chaque situation pour prendre une décision. Sauf cas bénin, les décisions associent le directeur du séjour, le responsable d’astreinte et le cadre de permanence pour permettre une réflexion collégiale sur la conduite à tenir.
Suivre l’état de santé d’un enfant entré la veille à l’hôpital, gérer l’envoi en urgence de matériel sur un séjour, remplacer un animateur au pied levé… L’été prochain, la permanence effectuera 1200 heures d’astreinte d’affilée pour assurer une parfaite continuité sur nos séjours et garantir la sécurité des enfants accueillis.
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