En coulisses : Marie, sur tous les fronts au secrétariat
Peu avant l'été, les parents sont encore nombreux à ne pas avoir choisi la colo de leur enfant. Marie les renseigne au téléphone.
[3 QUESTIONS A...] Marie, secrétaire de Wakanga, nous détaille l'ensemble de ses missions qui montent en intensité à l'approche des colonies de vacances d'été.
Les colos de l'été 2017 démarrent dans moins d'un mois. Dans notre série "3 questions à un permanent", nous levons le voile sur les coulisses de nos séjours. Marie, secrétaire de Wakanga, est la première salariée à se prêter au jeu.
Marie, tu gères le secrétariat de Wakanga : peux-tu nous détailler tes missions actuelles ?
Les colos commencent dans moins d'un mois, nous recevons donc beaucoup d'appels de familles. Certaines sont déjà inscrites et souhaitent des précisions sur le départ, d'autres se renseignent à la dernière minute pour inscrire leur enfant. Je les aide à trouver un séjour en fonction de leurs contraintes de dates, des goûts de leur enfant... mais aussi de nos disponibilités car certains séjours sont complets !
Juste à côté de toi, tu as une pile de convocations à envoyer...
C'est l'autre grande mission du moment : envoyer aux familles les informations sur le séjour de leurs enfants. Les directeurs des séjours ont par exemple rédigé un courrier à l'attention des enfants et des ados, pour leur permettre de se projeter dans la colo, de présenter les membres de l'équipe, etc. Ce courrier est envoyé avec la convocation, qui comprend notamment les horaires de rendez-vous en gare ou au centre de vacances.
Tu aides aussi à la préparation des documents administratifs pour les directeurs. En quoi consiste cette mission ?
Les directeurs de nos séjours sont équipés d'une grande pochette, qui comprend par exemple des formulaires de pièces comptables, des registres de soins pour l'infirmerie, les classeurs avec les dossiers des enfants... Je me charge de constituer certains dossiers qui seront joints à cette pochette : imprimer le contrat de location du centre de vacances, les récépissés de déclaration Jeunesse et Sports, les plans de transports en train, etc. Bref, le travail est intense mais plaisant !
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