Un automne sous le signe du changement
Réuni le week-end dernier à Québriac, le CA de Wakanga a pu dresser un bilan des colos de l’été.
En cette période automnale, Wakanga ne reste pas les bras croisés ! Tirant le bilan des colos de l’été dernier, les responsables de l’association dressent les améliorations à apporter pour les prochains séjours dans tous les domaines. Plongée dans un gros chantier.
A l’issue de l’été, Wakanga a tiré le bilan des colonies de vacances de juillet et août en s’appuyant sur les données transmises par les enfants, les parents et les équipes d’animation via des questionnaires et des rencontres. Les constats dressés lors des visites de séjours par les membres du Conseil d’Administration ont également servi à alimenter la réflexion.
Le dépouillement de ces données a ensuite permis d’isoler des problèmes récurrents : la gestion du budget par les directeurs, les temps de correspondance trop courts en gare, les bugs informatiques sur notre système de gestion des inscriptions, etc. Autant d’éléments divers sur lesquels l’association doit nécessairement agir d’ici la colonie hiver. Les chantiers se répartissent en quatre grands domaines.
La pédagogie
Wakanga a toujours eu à coeur de participer à la formation continue de ses équipes d’animation. L’association organise ainsi 2 week-ends internes à destination de ses militants, qui découvrent de nouvelles activités et profitent de temps d’échanges sur la pédagogie. Le contenu de ces moments de formation est justement déterminé par les difficultés observées ou relatées pendant l’été. Un programme prévisionnel des temps de formation pourra prochainement être établi.
Par ailleurs, des équipes nous ont remonté le souhait de disposer d’un répertoire de jeux sportifs à destination des pré-ados. Un groupe de travail se penchera sur la question afin d’éditer un recueil d’activités transmis ensuite aux animateurs. Dans un autre cas, le choix d’un prestataire d’activités ne s’est pas révélé très judicieux : l’équipe permanente du siège devra en trouver un autre pour le prochain séjour de l’été. Wakanga traite ainsi chaque année une dizaine de situations sur lesquels des changements doivent être apportés lors des prochains séjours
Le pôle administratif et financier
Traitement des inscriptions, réponses au téléphone, enregistrement des paiements… La structure administrative de l’association se caractérise par sa polyvalence. Néanmoins la charge de travail s’accroît à certaines périodes de l’année, notamment au mois de juin juste avant les premières colos. En 2014, il est prévu d’apporter un renfort à la structure administrative en lui adjoignant un service de « back office » chargé uniquement de la saisie des inscriptions, libérant ainsi le reste des salariés pour répondre au téléphone aux familles.
De même, il est prévu d’améliorer le système de paiement en ligne des séjours en recourant au service proposé par le Crédit Mutuel. Pour les parents, il ne sera plus obligatoire de passer par Paypal pour régler la colo de leur enfant. Le fonctionnement sera ainsi plus rapide et plus clair pour les familles.
La logistique
Avec 120m² de matériel, Wakanga dispose d’un fonds important. L’expérience de l’été dernier va conduire l’association à développer de nouveaux achats pour garantir sur chaque séjour la présence d’un matériel varié, condition nécessaire à l’émergence des idées d’activités des enfants. Parallèlement, la saison d’automne et d’hiver est propice à l’entretien du matériel, afin de vérifier le bon fonctionnement de tout notre stock.
L’informatique
Les chantiers informatiques se divisent en deux grands pôles : l’un concerne la partie publique de notre site, le second concerne notre système de gestion des inscriptions. Le site a déjà commencé à subir une légère refonte dans la façon de présenter les séjours (tout est accessible sur la même page, du descriptif à la vidéo en passant par les photos). Nos efforts se concentreront dans les prochaines semaines à la création de nouvelles pages et à une amélioration du graphisme général.
Notre système de gestion des inscriptions sera lui aussi amélioré. Les différences ne seront pas vraiment visibles du côté de l’espace parent : c’est plutôt le côté « coulisses » qui sera modifié, avec une amélioration des fonctions existantes pour nos salariés permanents, qui devrait conduire à un gain de temps dans les tâches administratives.
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